Com a implementação da reforma tributária, o ICMS, o ISS, o PIS e a COFINS serão gradualmente substituídos por um novo modelo de tributação sobre bens e serviços, composto pelo IBS e pela CBS. Nesse contexto, com a extinção progressiva do ICMS, a substituição tributária também tende a perder espaço até deixar de existir no formato atualmente conhecido pelas empresas.
Apesar de esse movimento já ser esperado como consequência da reforma, o Estado de São Paulo vem se antecipando. Nos últimos meses, foram publicadas portarias que retiraram diversos produtos do regime de substituição tributária, fazendo com que mercadorias antes sujeitas ao recolhimento antecipado do ICMS passem a ser tributadas pelo regime comum.
Na prática, isso significa que o imposto deixa de ser recolhido antecipadamente na cadeia e passa a ser apurado pelo próprio contribuinte na saída da mercadoria.
- O que mudou em São Paulo
A Portaria CAT 68/2019 reúne a lista de mercadorias sujeitas à substituição tributária no Estado de São Paulo. Recentemente, essa relação passou por alterações importantes, com a retirada de diversos produtos do regime.
Entre as normas que merecem destaque estão as Portarias SRE 64/2025, 94/2025 e 09/2026, que excluíram da substituição tributária itens como medicamentos, produtos de perfumaria e higiene pessoal, bebidas alcoólicas, telhas e produtos cerâmicos destinados à construção civil, produtos de papelaria, águas minerais e gaseificadas, entre outros.
A mudança exige atenção das empresas, pois não se trata apenas de alterar a tributação futura dos produtos. Também é necessário avaliar o estoque existente na data da mudança, revisar cadastros fiscais, conferir notas de entrada e apurar eventual crédito de ICMS-ST anteriormente suportado na cadeia.
- O que acontece quando o produto sai da substituição tributária
Enquanto uma mercadoria está sujeita à substituição tributária, o ICMS das etapas seguintes da cadeia é recolhido antecipadamente. Por isso, quando o varejista ou atacadista vende essa mercadoria, em regra, não recolhe novamente o ICMS próprio sobre aquela saída.
Com a retirada do produto da substituição tributária, a sistemática muda. As saídas passam a seguir o regime comum de tributação. A empresa passa a destacar e apurar o ICMS normalmente nas vendas realizadas a partir da data em que o produto deixa o regime.
O principal ponto de atenção está no estoque.
A empresa pode possuir, na data da mudança, mercadorias cujo ICMS-ST já foi recolhido anteriormente. Se esses produtos forem vendidos após a exclusão do regime, haverá incidência normal do ICMS na saída. Para evitar que a empresa suporte uma duplicidade econômica, a legislação permite a recuperação do imposto relativo ao estoque, desde que sejam observados os procedimentos da Portaria CAT 28/2020.
- O que a empresa deve fazer com o estoque
A primeira providência é levantar o estoque existente no dia anterior ao início da nova regra.
No caso da Portaria SRE 09/2026, que produzirá efeitos a partir de 1º de julho de 2026, a empresa deverá considerar o estoque existente em 30 de junho de 2026. A partir desse levantamento, deverá apurar o ICMS-ST incidente sobre essas mercadorias e realizar a compensação nos moldes da Portaria CAT 28/2020.
Para os produtos cuja substituição tributária foi encerrada pela Portaria SRE 64/2025, o estoque a ser considerado é o existente em 31 de dezembro de 2025, já que a norma entrou em vigor em 1º de janeiro de 2026. Já para os produtos de perfumaria e higiene pessoal alcançados pela Portaria SRE 94/2025, o levantamento deve considerar o estoque existente em 31 de março de 2026, pois a alteração passou a produzir efeitos em 1º de abril de 2026.
Esse levantamento não deve se limitar à contagem física dos produtos. A empresa deve identificar as mercadorias, conferir a NCM, verificar o respectivo CEST, revisar a parametrização do sistema, analisar as notas fiscais de entrada e calcular o valor do imposto passível de recuperação.
É importante destacar que o crédito depende da efetiva incidência de ICMS-ST na cadeia anterior. Por isso, a documentação fiscal de entrada tem papel essencial na apuração.
A Portaria CAT 28/2020 também exige a elaboração de relatório digital por mercadoria e a escrituração do estoque no livro próprio, no registro de inventário da EFD-ICMS/IPI.
- Como funciona a compensação
A Portaria CAT 28/2020 permite que o contribuinte recupere o imposto relativo às mercadorias em estoque quando elas são retiradas do regime de substituição tributária. O valor deve ser calculado com base nas notas fiscais de entrada e nas informações fiscais vinculadas a cada mercadoria.
Para as empresas sujeitas ao regime normal de apuração do ICMS, o crédito é aprovado, em regra, em 12 parcelas mensais, iguais e sucessivas, a partir do primeiro mês de vigência da exclusão do produto da substituição tributária, observadas as regras de transição aplicáveis a cada portaria.
Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, a compensação segue outra dinâmica. O valor é abatido do ICMS devido no âmbito do Simples Nacional no mês posterior à exclusão da mercadoria do regime. Se o valor a compensar for superior ao ICMS devido naquele mês, a diferença pode ser aproveitada nos meses seguintes.
A compensação, portanto, depende de levantamento de estoque, documentação fiscal adequada, cálculo individualizado e escrituração correta.
- Atenção às notas fiscais de entrada
Um dos pontos mais importantes do procedimento está na análise das notas fiscais de entrada.
Quando a mercadoria foi adquirida de fornecedor substituído, a Portaria CAT 28/2020 prevê que determinadas informações constantes da nota fiscal sejam utilizadas para o cálculo do crédito. Se a base de cálculo da substituição tributária não puder ser identificada no item da nota fiscal, o crédito pode ser considerado zero.
A norma admite, porém, que a ausência ou o destaque a menor dessas informações seja corrigido por meio de nota fiscal complementar emitida pelo fornecedor.
Por isso, antes de concluir que não há crédito a recuperar, a empresa deve revisar os XMLs de entrada e verificar se os documentos fiscais estão corretamente preenchidos. Em alguns casos, pode ser necessário acionar fornecedores para regularização documental.
- Possibilidade de crédito acumulado
Com a saída dos produtos da substituição tributária, a empresa passa a apurar débitos e créditos de ICMS de forma regular. Dependendo da operação, da margem praticada, das alíquotas de entrada e saída e do perfil das vendas, pode surgir saldo credor de ICMS.
Empresas com grande volume de estoque, operações interestaduais, saídas com carga tributária inferior à das entradas ou margens reduzidas devem avaliar com atenção os reflexos da nova sistemática.
Em alguns casos, a saída da substituição tributária pode não apenas permitir a recuperação do imposto vinculado ao estoque, mas também justificar um estudo mais amplo sobre a formação de créditos de ICMS e a melhor forma de aproveitamento desses valores.
- Conclusão
A retirada de mercadorias da substituição tributária em São Paulo deve ser vista como uma mudança operacional, fiscal e financeira. Ela exige atenção imediata ao estoque, aos documentos fiscais, ao cadastro dos produtos e à forma de apuração do ICMS.
O movimento segue à lógica da reforma tributária. Embora o ICMS ainda permaneça em vigor durante o período de transição, São Paulo já vem reduzindo o alcance da substituição tributária em diversos segmentos. A tendência é que novas portarias sejam publicadas, ampliando esse movimento para outros produtos.
Tais mudanças podem representar oportunidade de recuperação de créditos sobre o estoque e, em determinados casos, permitir uma reorganização mais eficiente da apuração do ICMS.
Empresas que se anteciparem à mudança, com revisão cadastral, levantamento adequado do estoque e documentação dos créditos, poderão não apenas reduzir os efeitos da transição, mas também identificar oportunidades de recuperação do ICMS-ST e de aproveitamento de eventual crédito acumulado de ICMS.